セールス(営業)業務のDX化

営業の業務は従来、営業個人の力量に左右される属人的な部分が大きい領域でした。近年ではSFAシステムの導入によりその部分を効率化しようとしている企業様も多いかと思います。

営業のDX化(SFAシステムの活用)はチーム・個人両方の営業力を強化し、案件増・受注増を実現する取り組みになります。

商談管理

商談情報の管理精度が向上すると営業の業務が効率化し、案件数増、受注確度の向上を実現することができます。

商談の進捗管理

商談はその進捗状況をステータスで管理することが重要です。会社全体で共通の考えに基づいたステータスを用いて管理することで、営業全体の商談状況が可視化され、必要に応じた適切な手を打つことができるようになります。

商談ステータスを管理

ステータスは自社の業界、製品、営業が蓄積した経験に基づいて最適な設定が必要です。このステータスをどう設定するかは商談管理全体に影響する重要なポイントです。

またステータスの設定内容は改善(修正)できることが重要です。内部、外部の環境変化に伴って最適なステータスは変化するからです。

※OpenCRMの[定義リスト]機能

ステータス設定例

ステータスの設定内容は、その営業組織の重要なノウハウの一つです。自社の製品・サービスを販売する場合の最も効率的・効果的なステップを定義する必要があります。

商談の見込管理

商談のステータスを正しく更新することで商談の見込管理は格段に精度が上がり、正しい営業状況の把握が可能になります。また商談状況の可視化機能があれば状況を素早く把握し、必要な対応がとれるようになります。

※OpenCRMの[商談見込管理]機能

商談の創出

新規の顧客開拓は手間もコストもかかります。受注すれば問題ありませんが失注した時には無駄になるかもしれません。しかし失注した見込み客のフォローを適切に行うことで将来の案件を創出することが可能となります。

失注案件の活用

失注には様々な理由があります。価格、納期、タイミング、性能など。

商談データの中で失注情報を管理します。例えば、見込み客の購買サイクルが情報として把握できれば、失注案件も次回の購買時には再度案件化することができます。

既存案件の継続化

受注して納品すれば終わりではありません。製品には必ず買い替えの時期があります。CRMシステムで受注案件の情報がデータ化されていれば、次回の購買時に適切なタイミングでレコメンド情報を営業に連携することができます。

※OpenCRMの[商談(案件)]機能

失注情報の例

失注案件の次回購買タイミングを営業担当が把握し適切なタイミングでアプローチすることは簡単ではありません。CRMシステムでデータになっていれば、設定したタイミングでシステム側からレコメンドすることが可能となります。

営業活動管理

営業担当に委ねられていた営業活動手法を定型化、プロセス化することで組織としての営業力、個人の営業力共に強化することが可能です。

営業活動のプロセス化

営業活動のプロセス化とは、商談ステータス(営業のステージ)毎に営業担当が実施すべき営業タスクを設定することになります。こうすることで、営業担当は自分が今何をやるべきか、または、何ができていないかを把握できるようになります。

営業タスクの定型化

各営業ステージ(ステータス)に応じて、営業タスクを設定します。

設定された営業タスクを順番に実行していくことで正しい営業活動が実行できるようになります。

営業マネージャーもその商談がどこで止まっているのか、止まっている理由はなんなのかがわかるため、部下に適切なアドバイスができるようになります。

副次的には営業担当が苦手とする営業ステージ、営業タスクがわかるようになります。営業担当者の教育にも効果的に活用することができます。

※OpenCRMの[定義リスト依存関係]機能

タスクのチェックリスト化

実施すべきタスクを業務プロセス毎にチェックリスト化します。

タスクの漏れ、忘れを無くし受注に向けた営業活動の精度を向上させます。

※OpenCRMの[チェックリスト]機能

営業活動のサポート

フォローすべきお客様?

お客様への営業活動(訪問、電話、メールなど)をシステムに登録することで、自動的に最終アクセス日が登録され、その情報を使ってしばらくアプローチしていないお客様を抽出することができます。

例)最終アクセス日から60日以上経過した顧客担当者をリスト化

※OpenCRMの[予定・タスク]機能

抜け、漏れをなくす方法は?

顧客数、案件数が増えてくると手続き上の漏れやタスクの抜けなどがどうしても発生してしまいます。そういった抜け・漏れが商談の結果に繋がることも少なくありません。

アラート機能やタスク管理機能を活用することで、抜け・漏れを防止することができます。

※OpenCRMの[条件アラート]機能、[タスクリマインダー]機能

見積業務

例えば、以下のようなプロセスで見積業務を行っている企業様に関してはDX化による改善効果は高いと考えます。

  1. 営業担当者が見積を作成(EXCEL等)
  2. 印刷し、上長に提出。
  3. 上長は内容を確認し、承認または差戻を行う。
  4. 営業担当者は3で承認の場合は顧客提出用見積を準備し、提出。(差戻の場合は1から繰り返し)

見積業務をDX化する

システム上に登録した見積情報を使って業務を進めることができます。例えば次のような流れになります。

  1. システムに見積情報を入力し、ステータスを[承認依頼]に変更
  2. 上長に承認依頼のメールが自動送信
  3. 上長をメール内のリンクをクリックし、内容確認の上、見積情報の承認を実施
  4. 上長の承認通知を営業担当者にメールで自動送信

システムを使わない場合は、手動で見積を印刷し上長への提出、フィードバックを口頭やメールでもらう必要がありましたが、これらを、すべて、オンラインで完結させることができます。

※OpenCRMの[見積]機能、[文書デザイナー]機能など