OpenCRMの機能の中で最もご活用いただきたい機能の一つがワークフロー機能になります。
ワークフロー機能は設定した条件、処理のタイミングに基づいて、データの作成・データの更新・メールの配信などの処理を自動化します。
アイデア次第で日常の様々な業務を自動化し業務の効率化を図ることができます。
ワークフローの設定方法
設定方法
設定方法はとても簡単です。以下の４つの設定を行うだけです。
| NO | 項目 | 内容 |
|---|---|---|
| 1 | 基本情報 | 以下を設定します。 ・ワークフローの名前 ・ワークフローの対象となるモジュール ・ワークフローの有効・無効（inActive） |
| 2 | ワークフローのトリガー | ワークフローを実行するタイミングを設定します。 |
| 3 | ワークフローの条件 | ワークフローを実行する条件を設定します。 |
| 4 | ワークフローのアクション | ワークフロー実行時のタスクを設定します。 |
設定内容の確認
（１）基本情報
（２）ワークフローのトリガー
| NO | タイミング | 内容 |
|---|---|---|
| 1 | 作成 | 該当モジュールのデータを作成したタイミングで実行 |
| 2 | 更新（作成を含む） | 該当モジュールのデータを更新又は作成したタイミングで実行 |
| 3 | 時間間隔 | 設定した任意のタイミングで実行 ・毎時 → 保存時の時間の1時間後に最初の実行タイミングを設定 ・毎日 → 指定した時間で設定 ・毎週 → 曜日と時間を設定 ・特定日 → 特定月日と時間を設定 ・毎月の特定日 → 1～31日までの特定日と時間を設定 ・毎年 → 月日（複数可）と時間を設定 |
| 4 | マクロ | マクロの実行ボタンを押すことで実行 ※マクロが設定せれた各モジュールの画面にボタンが表示 |
（３）ワークフローの条件
フィールドの項目を指定して条件を指定します。[すべての条件]がand条件、[いずれかの条件]がor条件として設定できます。
（４）ワークフローのアクション
| NO | アクション名 | 内容 |
|---|---|---|
| 1 | メール送信 | メールを送信します。 宛先、送信者、件名、内容を設定できます。内容はモジュールからデータを持ってくることができます。 |
| 2 | カスタム関数の呼び出し | あらかじめ作成したカスタム関数（プログラミングが必要）を呼び出し実行します。 |
| 3 | タスクを作成 | TODO（タスク）を作成します。 |
| 4 | 予定を作成 | イベント（予定）を作成します。 |
| 5 | フィールドを更新 | フィールドの内容を自動更新します。 |
| 6 | レコードを作成 | 関連するモジュールのレコードを作成します。 |
| 7 | Field Formulas （フィールド計算） | フィールドの値を計算自動更新します。 例）[予算]フィールドと[実績]フィールドを使って[消化率]フィールドを自動更新 |
| 8 | Related Record Update Task （関連レコードの自動更新） | 関連するモジュールのデータを自動更新します。 例）[顧客企業]の住所が変更されたら[顧客担当者]の住所を自動更新 |
| 9 | Rollup/Calculate Fields Task （串刺し計算） | 指定したフィールドのデータを串刺し計算します。 例）[キャンペーン]に紐づく[商談]の金額を串刺し計算し、[キャンペーン]の[総商談金額]を自動計算します。 |
| 10 | Send Email with Document Designer attachments （ドキュメント送信） | ドキュメントデザイナーで作成した文書をメール送信します。 例）毎月月末に請求書を自動でメール配信します。 |
アクション内の設定
アクション内の設定は以下になります。
| 設定できる値 | 内容 |
|---|---|
| RAWテキスト | テキスト値を入力 |
| フィールド | フィールドを設定 例）顧客企業の電話番号が変わったら、顧客担当者の電話番号を企業の電話番号で更新 |
| 表現式 | 関数によって値を取得 |
表現式で設定できる関数の一覧
| 関数 | 内容 |
|---|---|
| concat(a,b,c,……) | テキスト値を連結 |
| time_diffdays(a,b) | 2つのフィールド間の時間の差を日数で計算 |
| time_diffdays(a) | 現在の日付と日付フィールドの差を計算 例）問合せが作成されて何日経過したかなど。 |
| time_diff(a,b) | フィールド間の時間差を秒単位で計算 |
| time_diff(a) | 現在の日付と日付フィールドの間の時間差を秒単位で計算 |
| add_days(日付,日数) | 日付に日数分の数値が加算され、新しい日付を計算 |
| sub_days(日付,日数) | 日付から日数分の数値が減算され、新しい日付を計算 |
| add_time(時間,分数) | 指定された時間に×分を加算することにより、新しい時間を計算 |
| sub_time(時間,分数) | 指定された時間と×分を減算することにより、新しい時間を計算 |
| today | 今日の日付 |
| tommorow | 明日の日付 |
| yesterday | 昨日の日付 |
| power(数値,乗数) | 整数の2乗や3乗などの整数の累乗を計算 |
活用例
（１）請求書の自動メール送信
（２）キャンペーン単位に発生した商談の案件額を合計し画面に表示
（３）顧客企業単位に未入金のデータを合計し画面に表示
（４）商談のステータスが次のステップに更新されたり必要なタスクを自動作成
（５）前月の問合せに関する報告レポートを自動メール送信
などなど、アイデア次第で様々な処理を自動化できます。