コラボレーション＆コミュニケーションDX

コラボレーション＆コミュニケーションを円滑に

業務の状況が変わったときに、関係者にメールで知らせることがあると思います。

例えば、見積を作成した後に上長に内容のレビューを受ける場合、通常は都度メールを作成し、上長に送信します。CRMシステムを使えば、見積情報のステータスを変更すると、自動で、上長あてに確認依頼のメールを送信するといったことが可能になります。

他にも、顧客からのお問合せの重要度が［緊急］に変更されたら関係するグループの担当者全員にインシデントメールを自動送信します。

※OpenCRMの［ワークフロー］機能

メールも非常に重要なコミュニケーションツールですが、社内での利用については問題もあります。使い方を誤るとメールの量が増え、読み忘れ、飛ばしなどの問題が発生します。

そこで近年ではビジネスチャットツールの導入が進んでいます。しかしチャットも入力した内容がどんどん流れていき前のやりとりを見返すのが大変なケースがあります。

例えば、チャットの内容が顧客情報に関連づけることが出来たらより利便性が増すとは思いませんか。

※OpenCRMの［チャット］機能

顧客への納品作業以外にも社内には複数部署で進める業務があります。そういった業務は、プロジェクト業務と位置づけプロジェクトとしてシステム管理を行います。

プロジェクト参加者間の情報共有が円滑になり、プロジェクト上のタスクやスケジュールの可視化が可能となります。結果、円滑なプロジェクトの推進ができます。

※OpenCRMの［プロジェクト管理］機能

例えば、未入金だった請求に入金があった場合、その情報を営業としては知っておきたいと思います。そんな時に通知機能があれば便利です。経理部門で請求情報のステータスが入金に変更されたら担当営業にその通知が自動で送信されます。

以上のように情報の更新等に伴って担当者に通知が自動送信されることで、顧客の情報を素早く把握することができるようになります。

※OpenCRMの［通知］機能

業務の中には様々なチェックポイントがあります。社内規定上のルールや業務上の手順などです。

アラート機能を使えばそういったチェックポイントをシステムでチェックすることができます。

業務を進める上での抜け、漏れ、忘れを無くし業務品質を上げるためには非常に有効な機能になります。

※OpenCRMの［コンディショナルアラート］機能